Méně práce s řízením organizace

Kvalitní popis procesů je potřebným základem pro zlšepšování organizace, zaškolování pracovníků, implemenentaci informačních technologií i povinnou součástí standardů jakosti. Přesto má procesní dokumentaci mnoho firem v tak špatném stavu, že s ní v praxi nepracuje.


Důvodů, proč vytvářet popis procesů nebo kompletní procesní mapu organizace, se najde mnoho. Firmy k tomu vede potřeba inovovat informační systémy, požadavek materřské společnosti, fůze s jinou firmou a nebo prostě potřeba vyznat se v tom, jak co ve firmě funguje. Stejně tak rozdílné bývají představy, k čemu má popis procesů sloužit.

Bohužel, velmi často procesní mapa končí na okraji zájmu manažerů, analytiků i dodavatelů podnikových aplikací, protože její kvalita není taková, aby se o ní mohli opřít.

Špatný přístup k procesní doumentaci

Několik odstrašujících příkladů:

Spolupracujeme s velkou státní organizací, která má 20 let tým pro dokumentaci vnitřní organizace včetně procesní mapy (několik lidí na plný úvazek!). Nepodařilo se nám zjistit jediný případ, kdy by byly tyto léta spravované informace efektivně použity.

Školili jsme softwarové analytiky ve finanční instituci. Firma měla několik let procesní oddělení (3 pracovníky), kteří udržovali procesní mapu firmy. Analytici tuto mapu nikdy nepoužili, protože vždy byla pozadu za tím, jak firma skutečně pracovala. Po dalším roce spolupráce byla tato nefunkční mapa zrušena a péče o dokumentaci organizace sloučena s analýzami informačních systémů do enterprise architektury. Od té doby slouží při návrhu změn IS a procesní modely jsou k dispozici všem vedoucím pracovíkům.

Pracovali jsme s vekou distribuční společností. Organizace udržovala několik nezávislých dokumentaci procesů, jeden na úrovni vrcholového vedení, jiný si vedli analytici, jiný HR, odpovědní manažeři měli vlastní procesní modely. Organizace ani nevěděla, kolik různých modelů existuje a stejně tak neexistoval mechanismus, jak udržovat informace platné. Náklady na správu těchto procesních popisů byly několikanásobně větší, než by bylo potřeba.

Nejčastější chyby v procesních modelech

Co jsou nejčastější problémy, kterých se firmy a týmy dopouštějí? Leccos z toho napověděly odstrašující příklady v předchozím oddlílu:

Model firma nesdílí, používá ho pouze omezená skupina (jedno oddělení). Na první pohled to vypadá jako zásadní nedostatek, ale fatálnost tohoto přístupu poznáte ve chvíli, kdy ověřujete platnost dokumentace. Když není model sdílen, není ani sdílená vůle je udržovat, takže nikdy není aktualizovaný.

Firma si jasně nestanovila, k čemu jej vlastně chce používat. Důsledkem je, že dokumentace pro většinu lidí neobsahuje informace, které potřebují, nebo naopak obsahuje informace, díky kterým se v dokumentace většina lidí neorientuje.

Na model se nespoléhá. Často procesní dokumentace vzniká jako vedlejší produkt jiné činnosti, typicky zavedení standardu kvality. Takto vzniklé modely mají většinou k realitě daleko, jako k ní má daleko celá dokumentace kvality.

Firmě chybí zkušenosti. Procesní model není jednoduchá dokumentace a když týmu chybí zkušenosti, jak je vytvoářet, organizovat a spravovat, vznikne složitá struktura a nepřehledná schémata, ve kterých se nikdo nevyzná.

Proesní model se opírá o generické standardy. Existuje řada stadnardů pro různé oblasti podnikání, např. eTOM pro telekomunikace, ITIL pro správu IT, APQC frameworky pro celou řadu oblastí. Jde o kvalitní modely, ale vždy jsou obecné a snaha organizovat procesní dokumentaci firmy podle nich končí neúspěchem. Firma má procesy složitější, má různé varianty (např. pro různé produkty), procesy jdou často napříč několika odděleními, které se o "své" části procesů starají a na nic z toho nejsou tyto modely připravené. Patrné je to např. z toho, že nejsložitější procesy - dodávka produktu - v nich pochopitelně nejsou řešeny. Organizace procesní mapy podle vnějšího standardu vede k tomu, že se v ní brzy nikdo nevyzná a vedou se dohady, kam který proces zařadit.

Lidem není jasné, co vlastně je a není proces. Často je snaha jako procesy popisovat pracovní postupy nebo činnosti, které fakticky nejsou nijak procesně zařazeny.

Je mnoho dalších nedostatků a většina z nich vede ke stejným důsledkům: v procesní mapě se vyzná málo lidí, nepoužívají ji a díky tomu je procesní dokumentace jen drahým koníčkem nadšenců, kteří se o ni po čase přestanou starat, protože jsou důležitější věci na práci.

Jak na procesní mapu organizace a procesní dokumentaci

Základní radou je, že by u zrodu měl stát někdo, kdo má s procesní dokumentací dobré zkušenosti. Důraz je na slůvko "dobré" zkušenosti. Např. mnoho kvality manažerů má "rozsáhlé" zkušenosti, ale ne dobré - vytvářejí mrtvou dokumentaci, která ve skutečnosti slouží jen k auditům.

Jak poznat dobrý přístup? Zejména tak, že se autor před tím, než se do dokumentace pustí, zajímá o to, komu všemu a k čemu bude procesní dokumentace sloužit, jak její existence změní dosavadní činnosti (tím, že bude existovat a někdo ji bude používat). Kvalitní správce procesní dokumentace nepřichází s naučeným řešením, jak by měla vypadat, ale se znalostí problémů, které její správu provázejí a zkušenostmi, jak jim předcházet.

Pokud budete mít zájem, PDQM vám s procesní dokumentací a tvorbou procesní mapy pomůže. Procesní mapa je jedním z klíčovým prvků enterprise architektury, se kteoru pracujeme jako s celkem, ale i pro ni platí, že její rozsah a forma se řídí jen potřebami a možnostmi firmy.

 

PDQM, s.r. o.   1997-2007-2015   Podmínky užití stránek

Hlavní stránka

O firmě

Blog PDQM

Školení jazyka BPMN

Školení procesního modelování

Return to main page www.pdqm.cz Podpora řízení Školení Analýzy Vývoj Software Standardy O nás

Telefon: +420 605 203 938

Email:

Kontakt